Manual de mi Empresa
Identificación:(YA EXISTE AVANCE DE ALGUNOS EQUIPOS)
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Logotipo de la organización.
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Nombre oficial de la
organización.
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Denominación y extensión. De corresponder a una
unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma.
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Lugar y
fecha de elaboración.
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Unidades responsables de su elaboración, revisión
y/o autorización.
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Clave de la forma. En primer término, las siglas de
la organización, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa (CBTa)donde
se utiliza la forma y, por último, el número de la forma. Entre las siglas y el
número debe colocarse un guión o diagonal.
Ø B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
Ø C) PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas en el manual.
Explicación
del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; facilitar las labores de
auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar
la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
Ø F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acción
que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
Ø Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el
marco general de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en
fallas.
Ø Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Ø Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua
consulta a los niveles jerárquicos superiores.
I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada
una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse
la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de
una descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las
operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos
de varias opciones en una misma operación.
K) DIAGRAMAS DE FLUJO.
Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados
en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el
manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos y/o gráficos simplificados.
L) GLOSARIO DE TÉRMINOS.
Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento
general para la elaboración de manuales administrativos.
DISEÑO DEL PROYECTO. La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha
precisión , toda vez que los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su
contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y
cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos,
fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.
3 DE junio 2014 Fecha de entrega.
Criterios: Fuente #11 a escoger, texto justificado, títulos y subtítulos en negrita, 12 páginas máximo, tamaño carta con margenes 2.5 por lado, tamaño carta, interlineado 1.5, objetos, gráficos, que de 4x5 cm. Portada que incluya Nombre del Plantel, Nombre del equipo, Integrantes del equipo, tema y fecha.
Mayo 23 2014
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